HubSpot – kostenfreie CRM und Marketing Tools. Was sie können und wie man sie einsetzt (Teil 1)

Wer träumt nicht von einem Tool,  das Arbeitsprozesse deutlich erleichtern kann und zudem kostenfrei nutzbar ist? Mit dem dauerhaft kostenfrei nutzbaren CRM System stellt das Software-Unternehmen HubSpot ein solches Tool zur Verfügung. Geeignet ist das HubSpot CRM für alle gewerblichen Anwender, die mehr als eine Handvoll Kundendatensätze zu verwalten haben.

Um Ihnen HubSpot vorzustellen und näher zu bringen, werden wir verschiedene Tools und Funktionsweisen der Software im Rahmen unseres Blogs vorstellen.  Wir beginnen in Teil 1 mit dem kostenfreien HubSpot-CRM und ersten ebenfalls kostenlosen Tools aus dem Marketing Hub.

Los geht’s. Betrachten wir also Schritt für Schritt, welche Tools verfügbar sind und was sie so alles können ….

Schritt 1: HubSpot Basis Account  anlegen

Beginnen wir ganz vorne. Sie haben von HubSpot gehört und hätten eventuell Interesse? Was also geschieht, wenn Sie sich bei HubSpot anmelden?

Schritt 1:  Erstellen Sie Ihren kostenlosen HubSpot Account

Die Anmeldung zu HubSpot ist und bleibt auf jeden Fall kostenfrei und verpflichtet zu nichts. Sie ist daher für jeden neugierigen  Interessenten zu empfehlen.

Sie hinterlassen lediglich Vor- und Nachname und Ihre E-Mail-Adresse.

Wenn Sie Ihre Firmenmail noch nicht hinterlassen wollen, steht auch eine Anmeldung über Ihr Google-Konto zur Verfügung.

Die Hemmschwelle für eine Anmeldung zu HubSpot wird hier sehr niedrig gesetzt.

Schauen Sie sich um und entscheiden Sie dann, ob die Nutzung von HubSpot für Sie in Frage kommt. Das Risiko ist gleich Null.

BITTE BEACHTEN SIE:  Nach Ihrer Entscheidung, HubSpot zu nutzen und vor den ersten „echten“ Arbeitsschritten, ist es ratsam das Konto als  „realer“ Nutzer mit korrekter E-Mail-Adresse und Angaben zum Unternehmen anzulegen. In den Einstellungen zu Ihrem Konto hinterlegen Sie beispielsweise Ihre Firmendaten und Ihr Logo. Sie legen außerdem Sprache, Datumsformate und eine allgemeine Signatur für alle E-Mails u.v.m. fest, die später über das HubSpot System versendet werden.

Soll das HubSpot Konto von einem Team mit mehreren Nutzern z.B. aus Marketing, Vertrieb und Serviceabteilung genutzt werden, sollte man schon beim Anlegen des Kontos verschiedene weitere Kriterien beachten.

Schritt 2: User zum HubSpot Account hinzufügen

Es ist wichtig, dass auch bei der Nutzung der freien Tools, alle Mitarbeiter eines Unternehmens in einem Konto zusammengefügt werden. Wenn z.B. Marketing und Vertrieb ihre eigenen Konten betreiben, kann es zu unerwünschten Dopplungen bei Analysen oder im Schriftverkehr kommen.

Haben Sie also von Anfang an den organisatorischen „Hut auf“ und sorgen Sie dafür, dass nicht verschiedene Abteilungen oder Mitarbeiter Ihres Unternehmens eigene Konten anlegen.

Beachten Sie hierbei:  Weitere Nutzer können zu einem bestehenden Konto ebenfalls kostenfrei hinzugefügt werden.

Schritt 2:  Legen Sie Nutzer an und bestimmen deren Rechte

Legen Sie für alle neuen Nutzer Rechte und Einstellungen fest

  • Super Admins sind automatisch mit allen Rechten ausgestattet und können alle Tools nutzen und Einstellungen anpassen
  • Textfeld: Schritt 2:  Legen Sie Nutzer an und bestimmen deren RechteAdmins habe weitreichende Rechte, wie z.B. das Hinzufügen von neuen Usern
  • User mit speziellen zugewiesenen Rechten, die den Tätigkeiten und Einsatzgebieten entsprechen

Unser Tipp: Entwickeln Sie ein klares Aufgabenkonzept und beachten dies bei der Strukturierung des Teams und der Vergabe von Nutzerrechten. Vermeiden Sie durch klare Aufgabenverteilung, dass „viele Köche den Brei verderben“, insbesondere da im kostenfreien Konto nur ein Team erstellt werden kann (Weitere Teams im Upgrade „Professional“).

Schritt 3: Das HubSpot CRM-Tool für das Management bestehender Kontakte einsetzen

Das kostenlose HubSpot CRM ist eine perfekte Basis für erfolgreiches Kontakt-Management und bietet vielfältige Möglichkeiten, Informationen über Ihre Kontakte zu sammeln und Ihre Kontaktdatenbank zu segmentieren und zu strukturieren.

Ein großer Vorteil: Um das HubSpot CRM zu starten, muss nichts lokal installiert oder programmiert werden.  Die vollständige Anwendung läuft auf dem HubSpot-Server und steht im Browser zur Verfügung. In Altsystemen vorhandene Daten oder lokal gespeicherte Kundenlisten (z.B. Excel-Listen mit den Adressen der Weihnachtsport-Empfänger)  können problemlos in das HubSpot CRM  importiert werden. Der Nutzer wird hier Schritt für Schritt durch den Prozess geführt, Feldnamen werden definiert zugewiesen. Im Ergebnis haben Sie binnen Minuten Ihre „Weihnachtsliste“ in ein funktionsstarkes CRM überführt.

Textfeld: Eigenschaften:  Neben zahlreichen vorgefertigten Datenfeldern können Sie in den Einstellungen auch eigene individuelle Eigenschaften anlegen und z.B. festlegen, ob ein Kontakt geduzt oder gesiezt werden soll.
Eigenschaften:  Neben zahlreichen vorgefertigten Datenfeldern können Sie in den Einstellungen auch eigene individuelle Eigenschaften anlegen und z.B. festlegen, ob ein Kontakt geduzt oder gesiezt werden soll.

Und gleich mit dem Import zeigt HubSpot ein erstes Mal, was es kann: Ist beispielsweise im Domainnamen der E-Mail-Adresse eines importierten Kunden ein Unternehmen enthalten, findet das System automatisch relevante Daten und erzeugt einen Unternehmensdatensatz.  Daten wie Firmenname, Logo, Branche,  Stadt, Region und Postleitzahl etc. werden ergänzt und mit dem Kundendatensatz verknüpft.

Im weiteren Verlauf, also nach dem Import der Daten, geht der Zauber weiter. Denn das CRM unterstützt Sie mit vielfältigen weiteren Optionen dabei, aus Ihren Kontakten das Beste herauszuholen:

  • Sammeln Sie ergänzende  Informationen über Ihre Kontakte und erfassen möglichst umfassende relevante Fakten
  • Gruppieren und segmentieren Sie Ihre Kontakte z.B. nach Region, nach Interessengebieten, Umsatz oder nach internem Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen
  • Löschen Sie irrelevante Datensätze, Fake-Accounts und ungültige E-Mail-Adressen
  • Planen Sie Mailings und zielgerichtete Aktionen für einzelne Gruppen oder Segmente Ihrer Kontakte

Je intensiver Sie das CRM nutzen, desto genauer wird das Bild, das HubSpot von Ihren Kontakten zeichnet.

Thema Datenschutz und DSGVO:  In den Grundeinstellungen Ihres Kontos legen Sie fest, ob für alle Aktionen in Ihrem Hub die Datenschutz-Grundverordnung Anwendung finden soll. Beachten Sie, dass dies manuell aktiviert werden muss:

Nach der Aktivierung sind so „auf der sicheren Seite“, da HubSpot in Folge die Einhaltung der Richtlinie automatisch in alle Prozesse einbindet.

Beispiel: Wenn Sie Kontakte importieren fragt HubSpot im Importprozess in einem Dropdown-Menü  die „Rechtliche Grundlage für die Verarbeitung der Kontaktdaten“  ab, um die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung auszuwählen. Achten Sie unbedingt darauf, nur Kontakte zu importieren, zu denen Ihnen eine entsprechende Einwilligung vorliegt. Siehe auch: https://knowledge.hubspot.com/de/crm-setup/import-objects

Schritt 4: HubSpot für die Generierung und Klassifizierung neuer Kontakte einsetzen

Kontaktdatensätze lassen sich mit dem HubSpot CRM wirklich sehr bequem anlegen und verwalten.  Es lassen sich zahlreiche nützliche Informationen sammeln.

Entscheidend aber ist im Inbound-orientierten Marketingansatz von HubSpot die „Lifecycle-Phase“ eines Kontaktes.  Hier wird festgelegt in welcher Beziehung Ihr Unternehmen zum Kontakt steht.

Beispiel:

Ein neuer Kontakt hat Ihren Corporate Blog abonniert und wird als „Abonnent“ im CRM System hinterlegt.

In der Folge senden Sie ihm weitere relevante Inhalte, beobachten sein Verhalten und triggern neue Aktionen. Besteht fortlaufendes Interesse des Kunden an Ihrem Unternehmen und Ihren Produkten, wird der „Abonnent“ zum „Marketing-Qualified-Lead“.  Wurde eine Bestellung getätigt oder ein Auftrag platziert, entwickelt sich der Kontakt zum „Kunden“  etc.

Zur Generierung neuer Kontakte bietet HubSpot wiederum verschiedene Schnittstellen, die Ihre Unternehmenswebsite mit dem CRM-System verbinden. Das kann zum Beispiel o.g. Abo-Formular sein, mit dem sich Besucher für Ihren Blog anmelden.  Aus den angegebenen Besucherdaten wird automatisch ein neuer Kundendatensatz erzeugt.  Ihren Ideen zur Leadgenerierung sind hier kaum Grenzen gesetzt. Mit den bereitgestellten Schnittstellen integrieren Sie beispielsweise auch benutzerdefinierte Support-Formulare, eingebettet oder als Popup, CTAs und Terminbuchungsfunktionen in Ihre Website.

Textfeld: Beispiel:  Generieren Sie neue Kontakte z.B. über die Schnittstelle Terminbuchung. Zur Pflege gebuchter Termine nutzt HubSpot übrigens den Google Calendar. Eine Verknüpfung von HubSpot mit Google ist dafür zwingend nötig.

Beispiel:  Generieren Sie neue Kontakte z.B. über die Schnittstelle Terminbuchung. Zur Pflege gebuchter Termine nutzt HubSpot übrigens den Google Calendar. Eine Verknüpfung von HubSpot mit Google ist dafür zwingend nötig.

HubSpot CRM: Vorteile und Fakten im Kurzüberblick

  • HubSpot-Garantie: Das CRM-System ist auf unbegrenzte Zeit ganz und gar kostenlos
  • Die Anzahl der Benutzer, die kostenfrei angelegt werden können, ist ebenfalls nicht begrenzt
  • Große Database: Sie können bis zu 1 Million Kundenkontakte im CRM speichern

Zur kostenlosen Grundausstattung gehören u.a. folgende nützliche Tools und Features:

  • Schnell und unkompliziert erstelltes Nutzerkonto für mehrere Nutzer in einem Team
  • Unkomplizierter Start: Datenbank mit Import- und Exportfunktion zur Pflege von Kontakt- und Unternehmensdaten
  • Benutzerfreundliche Pflege von Kontakten mit zahlreichen Eigenschaften, Segmentierung von Listen, sowie Kontakt -Klassifizierungen
  • Automatisch durch HubSpot ergänzte Company Insights
  • Schnittstellen für Formulare, CTAs und Chat-Bots, die problemlos auf der eigenen Homepage eingebunden werden können
  • Hilfestellung erfolgt innerhalb des Accounts jederzeit durch die Knowledge Base, in der Community, in der HubSpot Academy und durch den Support.

Eine vollständige und detaillierte Aufstellung aller im HubSpot CRM enthaltenen Funktionen finden Sie unter https://legal.hubspot.com/de/hubspot-product-and-services-catalog .

Abschließend noch kurz ein paar Antworten auf Fragen, die Ihnen vielleicht im Kopf herumschwirren:

Mit welchen Content Management Systemen kann man die HubSpot Schnittstellen einbinden?

Die Schnittstellen sind ohne großen Aufwand  in WordPress, Joomla und Drupal, sowie in Shopsystemen wie Shopify, Magento u.v.m. implementierbar. Auch hier gilt wieder: Alles geschieht im Browser und Programmierkenntnisse sind nicht nötig.

Wie viel Aufwand bedeutet die Inbetriebnahme des HubSpot CRM?

Hand auf’s Herz: Ein wenig Zeit müssen Sie sich schon nehmen. Es macht Sinn, sich in Ruhe in die Funktionen und Möglichkeiten von HubSpot einzuarbeiten. Allein schon, um einen ordentlichen und sauberen Datenbestand zu erreichen. Und um die vielen Funktionen und Tools zu verstehen und zielführend zu nutzen.

Ist es schwierig? Benötige ich Unterstützung beim Einsatz der Tools?

Mit Wissendurst, Geduld und gewissen Grundkenntnissen im Thema Inbound Marketing und Marketing Automation können Sie sich das HubSpot CRM System mit Hilfe der von HubSpot angebotenen Hilfestellungen durchaus selbst erarbeiten. Für die Einarbeitung stehen folgende Inhalte zur Verfügung:

  • In der HubSpot Community tauschen sich HubSpot Nutzer untereinander aus. Die Community ist der richtige Anlaufpunkt für sehr spezifische Fragestellungen.
    https://community.hubspot.com/
  • Nicht zuletzt können Sie Ihre praktischen aber auch theoretischen Kenntnisse in der HubSpot Academy vertiefen. Hier finden Sie vielfältige und hilfreiche Inhalte, von FAQs über Handbücher und Video Tutorials bis hin zu Zertifikatskursen.
    https://academy.hubspot.de/

Gerne unterstützt AdBox24, als HubSpot Partner Agentur, Sie aber auch bei allen Fragen und Aufgabestellungen rund um die Themen HubSpot, Marketing Automation und  Inbound Marketing.

Mehr Infos finden Sie unter https://www.adbox24.de/hubspot-partner-agentur/ .


Eignet sich das kostenfreie HubSpot CRM für mein Unternehmen?

Grundsätzlich ist kaum ein Unternehmen vorstellbar, das von einem professionellen  CRM-System nicht profitieren würde. Ersetzen Sie Adressbücher, Exceldateien, Zettel und Stift durch einen HubSpot Account und starten Sie durch.

Wenn Sie noch kein Kontaktdaten-Management betreiben und kein CRM-System nutzen, treffen Sie mit HubSpot auf jeden Fall die richtige Wahl. Wenn Sie ein kostenpflichtiges CRM-System nutzen, sollten Sie Funktionen und Möglichkeiten prüfen und vergleichen.

Für wachsende Unternehmen empfehlen wir außerdem, auch einen Blick auf die Kosten der weiteren Editions zu werfen. https://app.hubspot.com/pricing/7117006/marketing?term=annual&edition=starter

Und vergessen Sie nicht die Kosteneinsparungen, die sich dadurch ergeben, dass sich die Kosten für Programmierung  und andere Tools möglicherweise stark reduzieren, weil sie nicht mehr benötigt werden.

HubSpot CRM Demo


Haben Sie noch Fragen oder ist Ihr Interesse am HubSpot CRM geweckt? Dann fragen Sie gerne nach unserem kostenlosen Angebot einer CRM Demo.

So einfach geht’s:

Sie füllen das Formular aus und wir melden uns in Kürze bei Ihnen zur Terminabstimmung.

Ausblick

Im nächsten Teil dieser Reihe befassen wir uns mit weiteren kostenfreien Features und Tools wie der Erstellung und Einbindung von Formularen, dem Versand von Marketing-E-Mails und Newslettern, den Möglichkeiten der One-to-One Kommunikation, dem Dashboard sowie dem Thema Datensicherheit bei HubSpot.

Weitere Quellen:

https://www.hubspot.de/products/marketing/free

https://www.netzsieger.de/p/hubspot-crm

https://www.takeoffpr.com/blog/hubspot-crm-praxis

Lesen Sie auch:

https://www.adbox24.de/flywheel-modell/

https://www.adbox24.de/lead-magnets-wie-sie-mit-dem-richtigen-content-ihre-wunschkunden-anziehen/

https://www.adbox24.de/teaser-und-cliffhanger-online-texte/