HubSpot - kostenfreie CRM und Marketing Tools - Teil 2

HubSpot – kostenfreie CRM und Marketing Tools. Was sie können und wie man sie einsetzt (Teil 2)

Im ersten Teil dieses Beitrags haben wir uns mit den ersten Schritten im HubSpot Account beschäftigt und die Grundeinstellungen und Basisfunktionen erkundet. Wir gehen also nun davon aus, dass Sie Ihren kostenlosen Account angelegt und erste Kontakte importiert haben. Vielleicht haben Sie auch bereits Kontakte segmentiert und Listen erstellt.

Nun geht es weiter zu verschiedenen essenziellen Kernfunktionen, mit denen Sie neue Kontakte generieren und bestehende Beziehungen pflegen und aufbauen können.  Unerlässlich für Leadgenerierung und Lead Nurturing.

Leadgenerierung einfach gemacht mit HubSpot-Formularen

Sicherlich kennen Sie die Probleme, die auftreten, wenn Sie Ihre IT oder einen externen Dienstleister bitten, ein neues Kontaktformular in Ihre Website einzubetten. Je nach eingesetzter Technologie kann diese doch so einfach klingende Bitte zu einem aufwändigen Projekt werden. Und im schlimmsten Fall verschlingt das neue Formular Geld, Zeit und Ressourcen, die an anderer Stelle besser aufgehoben wäre.

Mit dem kostenfreien HubSpot Tool zum Erstellen hochfunktionaler Formulare sind diese Zeiten vorbei. Sie erstellen das Formular eigenständig und schnell in Ihrem HubSpot Account.  Und erhalten am Ende des Vorgangs einen Link oder Einbettungscode, der an der gewünschten Stelle auf der Website eingebunden wird. Dies funktioniert völlig problemlos mit den meisten CMS wie z.B. WordPress, Contao, Joomla oder Typo3.

Betrachten wir die Formularerstellung in HubSpot Schritt für Schritt:

Schritt 1: Wählen Sie Ihren Formulartyp

Im System werden verschiedene Optionen angeboten – vom eingebetteten Formular bis zur eigenständigen Seite stehen verschiedene Lösungen zur Verfügung. Sie wählen Ihren gewünschten Formulartyp und klicken auf „weiter“.

Schritt 2: Wählen Sie Ihre Formularart

Sie können Ihr Formular ohne Vorlage vollständig selbst erstellen. Die vorgefertigten Vorschläge für z.B. Kontaktformulare oder Newsletter-Abonnements sparen aber ein paar Arbeitsschritte und können im Nachhinein immer noch individualisiert werden.

Im weiteren Verlauf wählen Sie Ihre Formularfelder aus und stellen diese per Drag & Drop zu einem Formular zusammen.

Hierbei sind der Gestaltungsfreiheit nur wenige Grenzen gesetzt. So können beispielsweise mehrspaltige Layouts erzeugt werden, Texte, Überschriften und auch Abbildungen in das Formular eingebunden werden.

Schriften, Farben und Stile können auf Ihr Corporate Design angepasst werden.

Es gibt auch die Möglichkeit, komplett eigene Felder zu erstellen, um Informationen Ihrer Leads zu erfragen, die für Sie wichtig sind.

Auch eigene Dropdownlisten und Optionsfelder lassen sich erstellen und einbinden (siehe Abb.3).

Unser Tipp: Die kostenlose HubSpot Version bietet bis zu 10 verschiedenen Eigenschaften/Felder an. Seien Sie also sparsam. Fragen Sie nicht zu viele Daten ab – auch um den Kontakt nicht zu abzuschrecken. Seien Sie auch behutsam bei der Wahl Ihrer Pflichtfelder: Gemäß DSGVO sollten nur Daten abgefragt werden, die zur Erfüllung des Einsendegrundes benötigt werden.

Für DSGVO-gerechte Formulare stellt HubSpot vorformulierte Texte bereit, die den Besucher nach der nötigen Einwilligung fragen. Diese Textbausteine sind selbstverständlich individuell für Ihr Unternehmen anpassbar. Achten Sie unbedingt auf Rechtssicherheit. Wenn Sie unsicher mit den Formulierungen sind, fragen Sie einen Juristen oder vergleichen Ihr Formular mit anderen bereits im Einsatz befindlichen Formularen.

Fertig erstellte Formulare können als Vorlagen dienen und geklont werden. Es bietet sich also unter Umständen an, einen „Master“ zu erstellen und diesen als Vorlage einzusetzen. Weitere Formulare können dann binnen weniger Minuten erstellt werden. Einfache geht es wirklich kaum.

Übrigens: Alle eingesetzten Formularfelder – auch die selbst definierten – sind mit dem CRM in HubSpot verbunden. Das heißt, sobald ein Lead generiert wurde, wandern alle gegebenen Informationen automatisch in Ihr CRM und stehen dort zur weiteren Nutzung zur Verfügung.

Ist Ihr Lead einmal im CRM System, liegt es an Ihnen, den Kontakt weiter zu betreuen und im Idealfall in einen zufriedenen Kunden zu konvertieren.

Dabei kann Lead Nurturing in jeder Phase des Prozesses betrieben werden: Zur Neukundengewinnung und Kundenbindung ebenso wie zur Kundenrückgewinnung oder Reaktivierung ehemaliger oder inaktiver Kunden.

Segmentieren Sie Ihre Kontaktlisten in HubSpot individuell und intelligent z.B. nach Branche, Unternehmensgröße, Aktivitätsindex oder der Position des Leads im Unternehmen und sprechen Ihre Leads zielgerichtet an.

Die kostenfreie HubSpot Version bietet auch im Bereich Lead Nurturing verschiedene Möglichkeiten, hier aktiv zu werden.

Kreieren und gestalten Sie Follow-Up-Mails, Werbe- oder Infomailings, Newsletter oder auch One-to-One-Mails und bieten Sie Ihren Leads das, was sie brauchen.

Marketing-E-Mails, Newsletter und One-to-One Kommunikation in HubSpot

Ganz gleich, ob Sie nun 50 oder 500 Kontakte in Ihrem CRM haben: Aktives Lead Nurturing lohnt sich in jedem Fall. In der kostenfreien HubSpot Version können Sie pro Monat bis zu 2.000 Mails versenden und hierfür bis zu 30 Kontaktlisten erstellen. Für einen gelungenen Start reicht dies auf jeden Fall aus.

Bei Erstellung des ersten Mailings bietet das System automatisch eine Tour an, die die grundlegenden Funktionen und Möglichkeiten vorstellt. Ähnlich wie bei den Formularen haben Sie die Wahl zwischen verschiedenen vorgestalteten Templates:

• Willkommensmail
• Werbemail
• Newsletter
• Persönliche Mail
• Einfache Mail

Im ersten Schritt wählen Sie das Basislayout und legen z.B. fest, ob Ihr Mailing ein- oder mehrspaltig sein soll. Schriften, Hintergrund und Buttons können individuell in Ihren CI-Farben gestaltet werden.

Die Inhalte Ihrer Mails gestalten Sie im weiteren Verlauf aus verschiedenen Blockmodulen wie

• Logo
• Headline
• Bilder
• Text
• Schaltflächen
• und Weißräumen.

Wie in vergleichbaren, auf Newsletter- und Mailversand spezialisierten Tools, wird die Erstellung von ansprechenden und professionell gestalteten Mailings so zum Kinderspiel.

Ein Riesen-Extra: Die Verbindung von Ads-Konten

Stellen wir uns vor, Ihr HubSpot ist nun perfekt eingerichtet. Contents, Landingpages und Leistungen für Ihre Personas stehen bereit. Nun gilt es Traffic zu generieren und neue Kontakte anzuziehen. Um schnell mehr Traffic zu generieren, bieten sich Anzeigenkampagnen an, die in der Regel gut geeignet sind, auf Ihre Leadmagneten aufmerksam zu machen.

In den HubSpot Free Marketing Tools können Sie bis zu 2 Anzeigenkonten verknüpfen. Zur Auswahl stehen Google Ads, Facebook und LinkedIn. Nach der erfolgreichen Verknüpfung können Sie Ihre Anzeigen im Anzeigentool von HubSpot  verwalten und umfassende Berichte zu den Kampagnen abrufen.

Technische Voraussetzungen für die Verknüpfung von Google Ads Konten ist z.B. die korrekte Einbettung der HubSpot-Tracking-Codes auf Ihrer Homepage. Außerdem muss der Nutzer Administrator-Rechte für die zu verknüpfenden Konten besitzen.

Weitere Infos und technische Details stehen unter https://www.hubspot.de/products/marketing/ads bereit.

Das HubSpot  Dashboard

HubSpot Dashboards bieten vielfältige Funktionen und Berichtstypen, die auch in einem kostenfreien Account nur wenigen Einschränkungen unterliegen.

So können Sie neue Dashboards für unterschiedliche Berichtszwecke erstellen und auf Ihre Bedürfnisse anpassen.  Dashboards können mit anderen Benutzern in Ihrem Account geteilt werden oder – wie auch Listen und Formulare – geklont oder wieder gelöscht werden.

Die maximale Anzahl an Dashboards in Ihrem HubSpot-Account ist abhängig von Ihrem Account. Im kostenfreien Angebot können Sie maximal 3 Dashboard mit je bis zu 10 Einzelberichten erstellen.

Hier einige Beispiele für häufig eingesetzte Dashboards:

• Dashboard Web-Analytics mit Infos zu Besuchern und Sitzungen etc.
• Dashbord Leadgenerierung mit Infos zu Ihren Kontakten nach Quelle, Konversionen, Interaktionen und Umsatz etc.
• Dashbord Marketing mit Informationen zu Ihren Landingpages, Formulareinsendungen und E-Mail-Öffnungen etc.

Die modulare Struktur der Dashboards ermöglicht es, Ihr individualisiertes Dashboard zu gestalten, das sämtliche für Sie relevanten Infos auf einen Blick bereitstellt.

Datensicherheit und Datenschutz mit und bei HubSpot

Bei diesem Thema möchten Sie am liebsten gleich weglaufen? Es hat den Anschein, als würden sich die Regelungen zum Datenschutz ständig ändern und man wird gefühlt „nie fertig“.

Nun ist HubSpot initial ein Unternehmen aus den USA, was die Sache gefühlt noch schwieriger macht. Da HubSpot wie auch Google, Facebook und andere großen US-IT-Unternehmen eine Niederlassung in Irland hat, findet aber kein Export der Daten in die USA statt. Die irische Niederlassung ist gemäß HubSpot Datenschutzerklärung der zentrale Datenverarbeiter für europäische HubSpot Kunden und Anwender. (Quelle: https://legal.hubspot.com/de/privacy-policy)

HubSpot hat seit Verabschiedung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU sämtliche Anforderungen und Einschränkungen geprüft und sichergestellt, dass Kundendaten gemäß den rechtlichen Rahmenbedingungen behandelt werden.

Beim Anlegen Ihres Accounts legen Sie als europäisches Unternehmen in den Grundeinstellungen fest, ob die DSGVO Anwendung finden soll. Hierzu setzt man schlicht einen Haken und verschiedene Funktionen treten ist Kraft. Denn wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden alle folgenden Prozesse entsprechend gehandhabt und müssen nicht einzeln angepasst werden:

• E-Mails beinhalten entsprechende Disclaimer, einen Abmeldelink und einen Link zu den Kommunikationseinstellungen
• Kundendaten werden nur mit entsprechender Zustimmung verwendet
• Kunden können ihre Daten jederzeit löschen und bei Neuanlage wird gewarnt, dass der User seine Daten gelöscht hat
• Formulare werden DSGVO-konform und sind mit rechtssicheren Standardtexten vorgefertigt

Grundsätzlich ist es also möglich, mithilfe von HubSpot eine DSGVO-konforme Kundenkommunikation aufzubauen. Sich selber auch inhaltlich mit der Thematik auseinanderzusetzen, bleibt Ihnen allerdings nicht gänzlich erspart.

Ausführliche Informationen zur DSGVO stellt HubSpot hier zur Verfügung: https://www.hubspot.de/data-privacy/gdpr/hubspot-product-playbook

Wie sicher sind meine Daten bei HubSpot?

Die umfassende Nutzung der HubSpot Produkte und Dienstleistungen erfordert absolutes Vertrauen in den Dienstleister. Immerhin legen Sie Ihre Kundendaten und Ihre Prozesse in die Hände eines Drittanbieters.

HubSpot räumt nach eigener Aussage dem sicheren und vertrauenswürdigen Umgang mit Nutzer- und Kundendaten die höchste Priorität ein. (Quelle: https://www.hubspot.de/security)

Hier im Auszug nur die wichtigsten der Sicherheitsmaßnahmen:

• Die Verfügbarkeit von HubSpot liegt konstant über 99,99 %. Kundendaten werden zu 100 % in mehreren Online-Replikationen mit zusätzlichen Snapshots und anderen Sicherheitskopien gesichert.
• Software- und Anwendungsverhalten werden rund um die Uhr mit proprietären und branchenweit anerkannten Lösungen überwacht.
• HubSpot-Produkte sind auf mindestens drei Datenzentren in verschiedenen Verfügbarkeitszonen verteilt und über mehrere Failover-Instanzen gegen Ausfälle gesichert.
• Das Hosting erfolgt bei weltweit führenden, durch Sicherheitspersonal überwachten Rechenzentrumsanbietern (SOC 2 Type II und ISO 27001 zertifiziert).  
• Login-Sitzungen werden durch modernste Verschlüsselung in der Datenübertragung, erweiterte TLS-Protokolle (1.0, 1.1 und 1.2) und 2.048 Bit-Schlüssel geschützt.
• Angriffe werden durch eine hochwertige Web Application Firewall und eine streng überwachte Firewall auf Netzwerkebene verhindert.
• HubSpot-Code, den Sie z.B. in Form von Formularen in Ihre Website einbetten, hat eine hohe Qualität, wird manuell und automatisiert analysiert und erfüllt stets aktuellste Standards.
• Audits, Schwachstellenanalyse und Penetrationstests sorgen dafür, dass HubSpot stets auf dem neuesten Stand ist, um Ihnen den bestmöglichen Datenschutz zu bieten.

Unserer persönlichen Einschätzung nach, sind Ihre Daten bei HubSpot technisch sicher. Auch bei eingehender Recherche finden sich im Netz keine Hinweise auf negative Vorfälle wie Hacks oder erfolgreiche Datendiebstähle. Anders als z.B. bei WordPress, Twitter oder auch Facebook.

Was ist sonst noch zu beachten?

Bevor Sie loslegen, befassen Sie sich noch kurz mit diesen Themen:

AVV – Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen
HubSpot bietet einen DSGVO-konformen Auftragsverarbeitungsvertrag an, der online abgeschlossen werden kann.

Datenschutzerklärung ergänzen
Sobald HubSpot aktiv genutzt wird, muss die Weitergabe der personenbezogenen Daten in Ihre Datenschutzerklärung aufgenommen werden. Da HubSpot viele Funktionen hat, die in die Datenschutzerklärung aufgenommen werden müssen, ist hier eine sorgfältige Vorgehensweise angeraten.

Cookies
HubSpot nutzt verschiedene Cookies. Je nachdem, welche HubSpot-Funktionen Sie verwenden und auf Ihrer Website integrieren, müssen die Cookies in Ihrer Datenschutzerklärung aufgeführt und ggfls. über Opt-out-Links abwählbar sein:

• Unentbehrliche Website-Cookies (nicht abwählbar)
• Performance- und Funktionalitäts-Cookies
• Cookies für Analytics und Benutzerpräferenzen
• Cookies zu Werbezwecken
• Social-Networking-Cookies

Quelle: https://legal.hubspot.com/de/cookie-policy   

Fazit

Zusammenfassend kann sicherlich gesagt werden, dass man das HubSpot CRM und die kostenfreien Marketing Tools nicht mal eben einfach so „in 5 Minuten“ einsetzen kann. Hilfestellung bieten aber beispielsweise die HubSpot Academy und die Knowledge Library, in der Sie Anleitungen für (fast) jede Anwendungsproblematik und  Fragestellung finden.

Je mehr Vorkenntnisse Sie zu Themen wie Customer Relationship Management, DSGVO, Aufbau von Formularen und E-Mail-Marketing haben, desto leichter wird Ihnen der Start fallen.

Nicht zuletzt genießen Sie nach der Einarbeitung die Vorzüge einer hochprofessionellen Software. Es werden zahlreiche wirklich praktische und nützliche Tools bereitgestellt – und das zum Nulltarif.

Wir wünschen jedenfalls viel Erfolg mit HubSpot und bei Fragen zögern Sie bitte nicht uns anzusprechen. Wir stehen gerne mit Rat und Tat zur Verfügung.